Lakše poslovanje, mirnija priroda: finansije bez papira uz Magma
U mnogim kancelarijama u Albaniji kraj meseca izgleda isto: gomile papira, fascikle koje se ne mogu naći, tabele koje postoje u tri verzije i umor koji nema veze sa pravim poslom firme. Često to nazivamo „normalnim“, ali nije nužno da bude tako.
Tehnologija, kada se koristi s razumom, nije protivnik čoveka ni prirode. Može biti način da radimo sa manje papira, gubimo manje vremena i ostavimo mesta za ono što je važno: klijente, tim i mir u glavi. To je naš pristup u programu Magma Finance, cloud programu za finansije namenjenom firmama u Albaniji.
Manje papira, manje nepotrebnih puteva
Svaka odštampana faktura, svaka kopija „za svaki slučaj“ i svaka popunjena fascikla imaju svoju cenu, ne samo u džepu, već i u vremenu, prostoru i resursima. Papir je koristan, ali ga često koristimo iz navike, a ne iz potrebe.
Magma Finance radi u cloudu, što znači da mu se pristupa preko interneta. To znači da fakture, podaci i izveštaji vaše firme ne zavise od jednog računara u jednoj kancelariji. Umesto da dokument tražite na polici, nalazite ga na ekranu. Umesto da štampate da biste proverili, pogledate i ispravite tamo gde se nalazite.
Ne tvrdimo da ovo samo po sebi rešava pitanje zaštite životne sredine, niti ćemo vas zasipati brojkama koje ne možemo da dokažemo. Kažemo nešto jednostavnije: kada se proces koji je nekada zahtevao papir obavlja digitalno, svaki tako obavljen radni dan je dan sa manje papira bačenog u korpu. Male promene, ponavljane svakog dana, imaju težinu.
Fakturisanje i barkodovi: miran tok tokom dana
Fakturisanje je srce svakodnevnog posla. Kada je sporo ili razbacano na više mesta, donosi stres vama, a klijentu čekanje.
Uz Magma Finance fakturisanje se obavlja u istom prostoru u kojem se nalaze i ostali delovi finansija. To donosi nekoliko vidljivih prednosti:
- Jedno mesto za fakture, bez traženja po razbacanim fajlovima.
- Jasniji red, jer se svaka faktura čuva i lakše se pronalazi.
- Manje grešaka zbog prepisivanja, jer se podaci ne kopiraju ručno sa jednog mesta na drugo.
Barkodovi dopunjuju taj tok. Kada se artikli identifikuju barkodom, rad na prodajnom mestu ili tokom pripreme fakture ide brže i tačnije, jer nema potrebe da svaki naziv i svaku šifru upisujete ručno. Za prodavnicu, malo skladište ili lokal sa mnogo artikala to je vreme dobijeno svakog dana, u manje zgusnutom ritmu.
Excel nije neprijatelj: uvoz i izvoz bez muke
Mnogi biznisi su svoju istoriju izgradili u Excelu, što je potpuno razumljivo. Poznat je, fleksibilan i brz. Problem nastaje kada se sve vodi samo tu, sa formulama koje zna samo jedna osoba i fajlovima koji putuju mejlom tamo-amo.
Magma Finance ne traži od vas da napustite ono što ste do sada izgradili. Pomoću uvoza i izvoza u Excel možete uneti postojeće podatke u program i, kada vam zatrebaju, ponovo ih izvesti u formatu koji poznajete. Za knjigovođu, za partnere ili za brzu analizu, tabela je uvek tu.
To ima i ljudsku stranu koju često potcenjujemo: ne počinjete od nule. Ne morate ručno da prepisujete cele mesece podataka, niti da se osećate zarobljeno u novom sistemu. Prelazak ide mirnim koracima, bez stresa.
Finansijski izveštaji i ljudskiji ritam
Finansijski izveštaji često plaše vlasnike malih firmi, jer izgledaju kao nešto rezervisano za stručnjake. U stvari, oni su samo iskrena slika onoga što se dešava sa vašim poslom.
Kada su fakturisanje i podaci organizovani na jednom mestu, finansijski izveštaji postaju prirodna posledica svakodnevnog rada, a ne iscrpljujući projekat na kraju perioda. Jasnije vidite gde se nalazite, sa knjigovođom možete razgovarati mirnije, a odluke donositi uz manje nagađanja.
Ovde dolazi do izražaja ideja koja se provlači kroz ceo ovaj tekst: ljudskiji ritam. Posao ne bi smeo da vam proguta večeri i vikende beskrajnim obračunima. Kada administracija postane lakša, imate više vremena za porodicu, za tim i za to da posao uradite dobro. A kada manje trošite na nepotrebne stvari, bilo da su to papir, vreme ili ponavljani napori, mali biznisi slobodnije dišu.
Raditi uz brigu o životnoj sredini ne znači činiti velike i bučne stvari. Često znači odbaciti stare navike koje vam više ne služe i zameniti ih jednostavnijim načinima.
Ako je vaš biznis spreman za takav korak, pozivamo vas da Magma Finance isprobate u miru, svojim tempom. Pogledajte kakvo je fakturisanje bez viška papira, kako barkodovi i Excel razgovaraju jedan sa drugim i kako izgledaju finansijski izveštaji kada su sređeni. Zatim sami odlučite da li je to ritam koji odgovara vašem biznisu.