Lakši posao, mirnija priroda: financije bez papira uz Magma
U mnogim uredima u Albaniji kraj mjeseca izgleda isto: hrpe papira, mape koje se ne mogu pronaći, tablice koje postoje u tri verzije i umor koji nema veze sa stvarnim poslom tvrtke. Često to nazivamo "normalnim", no ne mora biti tako.
Tehnologija, kad se koristi promišljeno, nije protivnik ni čovjeku ni prirodi. Može biti način da radimo s manje papira, gubimo manje vremena i ostavimo mjesta za ono što je doista važno: klijente, tim i mir u glavi. Takav je naš pristup u programu Magma Finance, cloud financijskom programu za tvrtke u Albaniji.
Manje papira, manje nepotrebnih putovanja
Svaki isprintani račun, svaka kopija "za svaki slučaj" i svaka popunjena mapa imaju svoju cijenu, ne samo u džepu nego i u vremenu, prostoru i resursima. Papir je koristan, ali ga često upotrebljavamo iz navike, a ne iz potrebe.
Magma Finance radi u cloudu, dakle pristupa mu se putem interneta. To znači da računi, podaci i izvještaji vaše tvrtke ne ovise o jednom računalu u jednom uredu. Umjesto da dokument tražite na polici, pronalazite ga na ekranu. Umjesto da ispisujete kako biste provjerili, pogledate i ispravite tamo gdje jeste.
Ne tvrdimo da to samo po sebi rješava pitanje zaštite okoliša, niti ćemo vas zasipati brojkama koje ne možemo dokazati. Kažemo nešto jednostavnije: kad se proces koji je nekoć tražio papir odvija digitalno, svaki tako obavljen radni dan znači malo manje papira u košu. Male promjene, ponavljane iz dana u dan, imaju težinu.
Fakturiranje i barkodovi: miran tijek kroz dan
Fakturiranje je srce svakodnevnog posla. Kad je sporo ili raspršeno na više mjesta, stvara stres vama i čekanje klijentu.
Uz Magma Finance fakturiranje se odvija u istom prostoru u kojem se vode i ostali dijelovi financija. To donosi nekoliko vidljivih prednosti:
- Jedno mjesto za račune, bez traženja po raspršenim datotekama.
- Jasniji red, jer se svaki račun pohranjuje i lakše pronalazi.
- Manje pogrešaka zbog prepisivanja, jer se podaci ne prepisuju ručno s jednog mjesta na drugo.
Barkodovi nadopunjuju taj tijek. Kad se artikli prepoznaju po barkodu, rad na prodajnom mjestu ili pri pripremi računa ide brže i točnije, jer ne treba ručno upisivati svaki naziv i svaku šifru. Za trgovinu, malo skladište ili lokal s mnogo artikala to je vrijeme dobiveno svaki dan, u manje napetom ritmu.
Excel nije neprijatelj: uvoz i izvoz bez muke
Mnoge su tvrtke svoju povijest izgradile u Excelu, i to je potpuno razumljivo. Poznat je, fleksibilan i brz. Problem nastaje kad se sve vodi samo tamo, s formulama koje zna samo jedna osoba i datotekama koje putuju e-poštom amo-tamo.
Magma Finance ne traži od vas da napustite ono što ste do sada napravili. Uz Excel uvoz i izvoz postojeće podatke možete prenijeti u program i, kad zatreba, ponovno ih izvesti u format koji poznajete. Za računovođu, za partnere ili za brzu analizu tablica je uvijek tu.
To ima i ljudsku stranu koju često podcjenjujemo: ne počinjete od nule. Ne morate ručno prepisivati cijele mjesece podataka niti se osjećati zarobljeno u novom sustavu. Prijelaz se odvija mirnim koracima, bez stresa.
Financijski izvještaji i ljudskiji ritam
Financijski izvještaji često plaše vlasnike malih tvrtki jer izgledaju kao nešto rezervirano za stručnjake. Zapravo su samo iskrena slika onoga što se događa s vašim poslovanjem.
Kad su fakturiranje i podaci organizirani na jednom mjestu, financijski izvještaji postaju prirodna posljedica svakodnevnog rada, a ne iscrpljujući projekt na kraju razdoblja. Jasnije vidite gdje se nalazite, s računovođom možete razgovarati mirnije, a odluke donositi s manje nagađanja.
Ovdje dolazi do izražaja ideja koja prožima cijeli ovaj tekst: ljudskiji ritam. Posao vam ne bi smio progutati večeri i vikende beskrajnim obračunima. Kad administracija postane lakša, imate više vremena za obitelj, za tim i za to da posao obavite dobro. A kad trošite manje na nepotrebno, bilo da je riječ o papiru, vremenu ili ponavljanom trudu, male tvrtke slobodnije dišu.
Brinuti se za okoliš ne znači raditi velike i glasne stvari. Često znači odbaciti stare navike koje nam više ne služe i zamijeniti ih jednostavnijim načinima.
Ako je vaša tvrtka spremna za takav korak, pozivamo vas da Magma Finance isprobate u miru, vlastitim tempom. Pogledajte kako se osjeća fakturiranje bez suvišnog papira, kako barkodovi i Excel razgovaraju jedni s drugima i kako izgledaju financijski izvještaji kad su uredni. Zatim sami odlučite je li to ritam koji odgovara vašoj tvrtki.