Daha kolay iş, daha sakin doğa: Magma ile kâğıtsız finans
Arnavutluk'taki pek çok ofiste ay sonu hep aynı görünür: kâğıt yığınları, bir türlü bulunamayan dosyalar, üç farklı versiyonu olan tablolar ve işletmenin asıl işiyle hiçbir ilgisi olmayan bir yorgunluk. Buna çoğu zaman "normal" deriz, ama böyle olmak zorunda değil.
Teknoloji, akılla kullanıldığında ne insanın ne de doğanın karşıtıdır. Daha az kâğıtla çalışmanın, daha az zaman kaybetmenin ve önemli olan şeylere yer açmanın bir yolu olabilir: müşterilere, ekibe, iç huzura. Magma Finance'teki yaklaşımımız da tam olarak bu; Arnavutluk'taki işletmeler için bulut tabanlı bir finans programı.
Daha az kâğıt, daha az boşa giden yol
Basılan her fatura, "ne olur ne olmaz" diye alınan her kopya ve dolan her dosyanın bir bedeli vardır; yalnızca cebe değil, zamana, alana ve kaynaklara da. Kâğıt faydalıdır, ama çoğu zaman ihtiyaçtan değil, alışkanlıktan kullanırız.
Magma Finance bulutta çalışır, yani internet üzerinden erişilir. Bu da faturaların, verilerin ve işletme tablolarının tek bir ofisteki tek bir bilgisayara bağlı olmadığı anlamına gelir. Bir belgeyi rafta aramak yerine ekranda bulursunuz. Kontrol etmek için çıktı almak yerine olduğunuz yerde bakar ve düzeltirsiniz.
Bunun çevre meselesini tek başına çözdüğünü söylemiyoruz, kanıtlayamayacağımız rakamlar da vermeyeceğiz. Daha basit bir şey söylüyoruz: Eskiden kâğıt gerektiren bir süreç dijital olarak yapıldığında, bu şekilde tamamlanan her iş günü, çöpe giden bir miktar kâğıdın daha az olduğu bir gündür. Her gün tekrarlanan küçük değişikliklerin ağırlığı vardır.
Faturalama ve barkodlar: gün boyunca akıcı bir düzen
Faturalama, günlük işin kalbidir. Yavaş olduğunda ya da birkaç yere dağıldığında, size stres, müşteriye ise bekleme getirir.
Magma Finance ile faturalama, finansın diğer bölümlerinin de tutulduğu aynı alanda yapılır. Bu, gözle görülür birkaç fayda sağlar:
- Dağınık dosyalar arasında aramadan, faturalar için tek bir yer.
- Daha net bir düzen, çünkü her fatura saklanır ve daha kolay bulunur.
- Yeniden yazmaktan doğan daha az hata, çünkü veriler bir yerden başka bir yere elle kopyalanmaz.
Barkodlar bu akışı tamamlar. Ürünler barkodla tanımlandığında, satış noktasında ya da fatura hazırlanırken iş daha hızlı ve daha doğru ilerler; çünkü her ismi ve her kodu elle yazmanız gerekmez. Bir dükkân, küçük bir depo ya da çok sayıda ürünü olan bir işletme için bu, her gün kazanılan zaman ve daha az sıkışık bir tempo demektir.
Excel düşman değil: zahmetsiz içe ve dışa aktarma
Birçok işletme kendi geçmişini Excel üzerinde kurdu ve bu gayet anlaşılır. Tanıdık, esnek ve hızlı. Sorun, her şey yalnızca orada tutulduğunda başlıyor: formülleri sadece bir kişinin bildiği ve e-postayla gidip gelen dosyalarla.
Magma Finance, şimdiye kadar yaptıklarınızı terk etmenizi istemez. Excel içe ve dışa aktarma sayesinde mevcut verilerinizi programa taşıyabilir, gerektiğinde de tanıdığınız bir formatta tekrar dışarı alabilirsiniz. Muhasebeci için, ortaklar için ya da hızlı bir analiz için tablo her zaman elinizin altındadır.
Bunun çoğu zaman hafife aldığımız insani bir yanı var: Sıfırdan başlamıyorsunuz. Aylarca süren verileri elle yeniden yazmanız ya da yeni bir sisteme takılıp kalmanız gerekmiyor. Geçiş, stresle değil, sakin adımlarla yapılır.
Finansal tablolar ve daha insani bir tempo
Finansal tablolar, küçük işletme sahiplerini çoğu zaman korkutur; çünkü sadece uzmanlara ayrılmış bir şey gibi görünürler. Oysa onlar, işletmenizde olup bitenin dürüst bir yansımasından başka bir şey değildir.
Faturalama ve veriler tek bir yerde düzenlendiğinde, finansal tablolar dönem sonunda yorucu bir projeye değil, günlük işin doğal bir sonucuna dönüşür. Nerede olduğunuzu daha net görürsünüz, muhasebecinizle daha rahat konuşabilir ve daha az tahminle karar alabilirsiniz.
İşte burada, bu yazının tamamına yayılan fikir öne çıkıyor: daha insani bir tempo. İş, akşamlarınızı ve hafta sonlarınızı bitmek bilmeyen hesaplara yutturmamalı. İdari işler kolaylaştığında aileniz için, ekibiniz için ve işinizi iyi yapmak için daha çok zamanınız olur. Gereksiz şeylere, yani kâğıda, zamana ya da tekrarlanan çabaya daha az harcadığınızda da küçük işletmeler daha rahat nefes alır.
Çevreye saygılı çalışmak, büyük ve gösterişli işler yapmak demek değildir. Çoğu zaman, artık işinize yaramayan eski alışkanlıkları bırakıp yerlerine daha basit yollar koymak demektir.
İşletmeniz böyle bir adıma hazırsa, sizi Magma Finance'i sakin sakin, kendi temponuzda denemeye davet ediyoruz. Fazla kâğıt olmadan faturalamanın nasıl hissettirdiğini, barkodların ve Excel'in birbirleriyle nasıl konuştuğunu, düzenli finansal tabloların nasıl göründüğünü görün. Sonra bu tempo işletmenize uygun mu, kararı kendiniz verin.