Biznes më i lehtë, natyrë më e qetë: financat pa letër me Magma
Në shumë zyra në Shqipëri, fundi i muajit duket njësoj: pirgje fletësh, dosje që nuk gjenden, tabela që ekzistojnë në tre versione dhe një lodhje që nuk lidhet fare me punën e vërtetë të biznesit. Shpesh e quajmë këtë "normale", por nuk është e detyruar të jetë kështu.
Teknologjia, kur përdoret me mend, nuk është kundërshtare e njeriut as e natyrës. Mund të jetë një mënyrë për të punuar më pak me letër, për të humbur më pak kohë dhe për të lënë vend për gjërat që kanë rëndësi: klientët, ekipin, qetësinë e mendjes. Kjo është qasja jonë te Magma Finance, një program financiar në cloud për bizneset në Shqipëri.
Më pak letër, më pak rrugë e kotë
Çdo faturë e shtypur, çdo kopje "për çdo rast" dhe çdo dosje e mbushur e ka një kosto, jo vetëm në xhep, por edhe në kohë, hapësirë dhe burime. Letra është e dobishme, por shpesh e përdorim nga zakoni, jo nga nevoja.
Magma Finance punon në cloud, pra i qaset nëpërmjet internetit. Kjo do të thotë që faturat, të dhënat dhe pasqyrat e biznesit nuk varen nga një kompjuter i vetëm në një zyrë të vetme. Në vend që të kërkosh një dokument në raft, e gjen në ekran. Në vend që të printosh për ta kontrolluar, e shikon dhe e korrigjon aty ku je.
Nuk themi se kjo e zgjidh vetë çështjen e mjedisit, as do t'i hedhim shifra që nuk mund t'i provojmë. Themi diçka më të thjeshtë: kur një proces që dikur kërkonte letër bëhet në mënyrë dixhitale, çdo ditë punë e kryer kështu është një ditë me pak letër të shkarkuar në kosh. Ndryshimet e vogla, të përsëritura çdo ditë, kanë peshë.
Faturimi dhe barkodet: rrjedhë e qetë gjatë ditës
Faturimi është zemra e punës së përditshme. Kur është i ngadaltë ose i shpërndarë në disa vende, shton stres për ty dhe pritje për klientin.
Me Magma Finance, faturimi bëhet brenda së njëjtës hapësirë ku mbahen edhe pjesët e tjera të financave. Kjo sjell disa gjëra të dukshme:
- Një vend i vetëm për faturat, pa kërkuar në skedarë të shpërndarë.
- Rregull më i qartë, sepse çdo faturë ruhet dhe gjendet më lehtë.
- Më pak gabime nga rishkrimi, sepse të dhënat nuk kopjohen me dorë nga një vend në tjetrin.
Barkodet e plotësojnë këtë rrjedhë. Kur artikujt identifikohen me barkod, puna në pikën e shitjes ose gjatë përgatitjes së faturës shkon më shpejt dhe më saktë, sepse nuk ka nevojë të shkruash çdo emër e çdo kod me dorë. Për një dyqan, një depo të vogël ose një lokal me shumë artikuj, kjo është kohë e fituar çdo ditë, në një ritëm më pak të ngjeshur.
Excel nuk është armik: import dhe eksport pa dhimbje
Shumë biznese e kanë ndërtuar historinë e tyre në Excel, dhe kjo është plotësisht e kuptueshme. Është i njohur, fleksibël dhe i shpejtë. Problemi lind kur çdo gjë mbahet vetëm aty, me formula që di vetëm një person dhe skedarë që shkojnë e vijnë me email.
Magma Finance nuk të kërkon ta braktisësh atë që ke bërë deri tani. Me importin dhe eksportin Excel, mund t'i sjellësh të dhënat ekzistuese në program dhe, kur të duhet, t'i nxjerrësh përsëri në një format që e njeh. Për kontabilistin, për partnerët apo për një analizë të shpejtë, tabela është gjithmonë aty.
Kjo ka një anë njerëzore që shpesh e nënvlerësojmë: nuk e fillon nga zero. Nuk të duhet të rishkruash muaj të tërë të dhënash me dorë, as të ndihesh i bllokuar nga një sistem i ri. Kalimi bëhet me hapa të qetë, jo me stres.
Pasqyrat financiare dhe një ritëm më njerëzor
Pasqyrat financiare shpesh i frikësojnë pronarët e biznesve të vogla, sepse duken si diçka e rezervuar për specialistët. Në fakt, ato janë thjesht një pasqyrë e ndershme e asaj që po ndodh me biznesin tënd.
Kur faturimi dhe të dhënat janë të organizuara në një vend, pasqyrat financiare bëhen pasojë natyrale e punës së përditshme, jo një projekt i stërmundimshëm në fund të periudhës. Shikon më qartë ku je, mund të bisedosh me kontabilistin me më shumë qetësi dhe të marrësh vendime me më pak hamendje.
Këtu del në pah ideja që e kalon gjithë këtë tekst: një ritëm më njerëzor. Biznesi nuk duhet të të gëlltisë mbrëmjet dhe fundjavat me llogari të pafundme. Kur pjesa e administrimit bëhet më e lehtë, ke më shumë kohë për familjen, për ekipin dhe për ta bërë punën mirë. Dhe kur harxhon më pak në gjëra të panevojshme, qofshin letra, kohë apo përpjekje të përsëritura, bizneset e vogla marrin frymë më lirshëm.
Të punosh me kujdes ndaj mjedisit nuk do të thotë të bësh gjëra të mëdha dhe të bujshme. Shpesh do të thotë të heqësh zakonet e vjetra që nuk të shërbejnë më dhe t'i zëvendësosh me mënyra më të thjeshta.
Nëse biznesi yt është gati për një hap të tillë, të ftojmë ta provosh Magma Finance me qetësi, në ritmin tënd. Shiko si ndihet faturimi pa letër të tepërt, si flasin barkodet dhe Excel me njëri-tjetrin, dhe si duken pasqyrat financiare kur janë të rregullta. Pastaj vendos vetë nëse ky është ritmi që i përshtatet biznesit tënd.