Ελαφρύτερη επιχείρηση, ήρεμη φύση: οικονομικά χωρίς χαρτί με Magma
Σε πολλά γραφεία στην Αλβανία, το τέλος του μήνα μοιάζει πάντα το ίδιο: στοίβες από φύλλα, φάκελοι που δεν βρίσκονται, λογιστικά φύλλα που υπάρχουν σε τρεις εκδοχές και μια κούραση που δεν έχει καμία σχέση με την πραγματική δουλειά της επιχείρησης. Συχνά το θεωρούμε «φυσιολογικό», όμως δεν είναι υποχρεωτικό να είναι έτσι.
Η τεχνολογία, όταν χρησιμοποιείται με σύνεση, δεν είναι αντίπαλος του ανθρώπου ούτε της φύσης. Μπορεί να είναι ένας τρόπος να δουλεύουμε με λιγότερο χαρτί, να χάνουμε λιγότερο χρόνο και να αφήνουμε χώρο γι' αυτά που έχουν σημασία: τους πελάτες, την ομάδα, την ηρεμία του μυαλού. Αυτή είναι η προσέγγισή μας στο Magma Finance, ένα οικονομικό πρόγραμμα στο cloud για τις επιχειρήσεις στην Αλβανία.
Λιγότερο χαρτί, λιγότερες άσκοπες διαδρομές
Κάθε τιμολόγιο που τυπώνεται, κάθε αντίγραφο «για κάθε ενδεχόμενο» και κάθε γεμάτος φάκελος έχει ένα κόστος, όχι μόνο στην τσέπη, αλλά και σε χρόνο, χώρο και πόρους. Το χαρτί είναι χρήσιμο, όμως συχνά το χρησιμοποιούμε από συνήθεια και όχι από ανάγκη.
Το Magma Finance λειτουργεί στο cloud, δηλαδή η πρόσβαση γίνεται μέσω διαδικτύου. Αυτό σημαίνει ότι τα τιμολόγια, τα δεδομένα και οι καταστάσεις της επιχείρησής σας δεν εξαρτώνται από έναν μόνο υπολογιστή σε ένα μόνο γραφείο. Αντί να ψάχνετε ένα έγγραφο στο ράφι, το βρίσκετε στην οθόνη. Αντί να τυπώνετε για να ελέγξετε, το βλέπετε και το διορθώνετε εκεί που βρίσκεστε.
Δεν ισχυριζόμαστε ότι αυτό από μόνο του λύνει το περιβαλλοντικό ζήτημα, ούτε πρόκειται να σας πετάξουμε αριθμούς που δεν μπορούμε να αποδείξουμε. Λέμε κάτι πιο απλό: όταν μια διαδικασία που παλαιότερα απαιτούσε χαρτί γίνεται ψηφιακά, κάθε μέρα που δουλεύουμε έτσι είναι μια μέρα με λιγότερο χαρτί στον κάδο. Οι μικρές αλλαγές, όταν επαναλαμβάνονται κάθε μέρα, έχουν βάρος.
Τιμολόγηση και barcode: μια ομαλή ροή μέσα στη μέρα
Η τιμολόγηση είναι η καρδιά της καθημερινής δουλειάς. Όταν είναι αργή ή διάσπαρτη σε διάφορα σημεία, προσθέτει άγχος σε εσάς και αναμονή στον πελάτη.
Με το Magma Finance, η τιμολόγηση γίνεται μέσα στον ίδιο χώρο όπου βρίσκονται και τα υπόλοιπα κομμάτια των οικονομικών σας. Αυτό φέρνει μερικά ορατά οφέλη:
- Ένα μόνο σημείο για τα τιμολόγια, χωρίς αναζήτηση σε διάσπαρτα αρχεία.
- Πιο καθαρή τάξη, γιατί κάθε τιμολόγιο αποθηκεύεται και βρίσκεται πιο εύκολα.
- Λιγότερα λάθη από επαναπληκτρολόγηση, γιατί τα δεδομένα δεν αντιγράφονται με το χέρι από το ένα σημείο στο άλλο.
Τα barcode συμπληρώνουν αυτή τη ροή. Όταν τα προϊόντα αναγνωρίζονται με barcode, η δουλειά στο σημείο πώλησης ή κατά την προετοιμασία του τιμολογίου γίνεται πιο γρήγορα και πιο σωστά, γιατί δεν χρειάζεται να πληκτρολογείτε με το χέρι κάθε όνομα και κάθε κωδικό. Για ένα κατάστημα, μια μικρή αποθήκη ή ένα μαγαζί με πολλά προϊόντα, αυτός είναι χρόνος που κερδίζεται κάθε μέρα, με έναν λιγότερο πιεσμένο ρυθμό.
Το Excel δεν είναι εχθρός: εισαγωγή και εξαγωγή χωρίς κόπο
Πολλές επιχειρήσεις έχουν χτίσει την ιστορία τους στο Excel, και αυτό είναι απολύτως κατανοητό. Είναι γνώριμο, ευέλικτο και γρήγορο. Το πρόβλημα εμφανίζεται όταν τα πάντα κρατιούνται μόνο εκεί, με τύπους που γνωρίζει μόνο ένα άτομο και αρχεία που πηγαινοέρχονται με email.
Το Magma Finance δεν σας ζητά να εγκαταλείψετε ό,τι έχετε κάνει μέχρι τώρα. Με την εισαγωγή και εξαγωγή Excel, μπορείτε να φέρετε τα υπάρχοντα δεδομένα στο πρόγραμμα και, όταν χρειαστεί, να τα βγάλετε ξανά σε μια μορφή που γνωρίζετε. Για τον λογιστή σας, για τους συνεργάτες σας ή για μια γρήγορη ανάλυση, ο πίνακας είναι πάντα εκεί.
Αυτό έχει μια ανθρώπινη πλευρά που συχνά υποτιμούμε: δεν ξεκινάτε από το μηδέν. Δεν χρειάζεται να ξαναγράψετε με το χέρι ολόκληρους μήνες δεδομένων, ούτε να νιώσετε εγκλωβισμένοι σε ένα νέο σύστημα. Η μετάβαση γίνεται με ήρεμα βήματα, χωρίς άγχος.
Οικονομικές καταστάσεις και ένας πιο ανθρώπινος ρυθμός
Οι οικονομικές καταστάσεις συχνά φοβίζουν τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, επειδή φαίνονται σαν κάτι που προορίζεται μόνο για ειδικούς. Στην πραγματικότητα, είναι απλώς μια ειλικρινής εικόνα του τι συμβαίνει με την επιχείρησή σας.
Όταν η τιμολόγηση και τα δεδομένα είναι οργανωμένα σε ένα σημείο, οι οικονομικές καταστάσεις γίνονται φυσικό επακόλουθο της καθημερινής δουλειάς και όχι ένα εξαντλητικό project στο τέλος της περιόδου. Βλέπετε πιο καθαρά πού βρίσκεστε, μπορείτε να συζητάτε με τον λογιστή σας με περισσότερη ηρεμία και να παίρνετε αποφάσεις με λιγότερη εικασία.
Εδώ αναδεικνύεται η ιδέα που διατρέχει ολόκληρο αυτό το κείμενο: ένας πιο ανθρώπινος ρυθμός. Η επιχείρηση δεν πρέπει να σας καταπίνει τα βράδια και τα Σαββατοκύριακα με ατελείωτους λογαριασμούς. Όταν το διοικητικό κομμάτι γίνεται πιο ελαφρύ, έχετε περισσότερο χρόνο για την οικογένεια, για την ομάδα σας και για να κάνετε καλά τη δουλειά σας. Και όταν ξοδεύετε λιγότερα σε περιττά πράγματα, είτε πρόκειται για χαρτί, είτε για χρόνο, είτε για επαναλαμβανόμενη προσπάθεια, οι μικρές επιχειρήσεις αναπνέουν πιο ελεύθερα.
Το να δουλεύεις με σεβασμό στο περιβάλλον δεν σημαίνει να κάνεις μεγάλα και πομπώδη πράγματα. Συχνά σημαίνει να αφήνεις πίσω παλιές συνήθειες που δεν σε εξυπηρετούν πια και να τις αντικαθιστάς με απλούστερους τρόπους.
Αν η επιχείρησή σας είναι έτοιμη για ένα τέτοιο βήμα, σας προσκαλούμε να δοκιμάσετε το Magma Finance με ηρεμία, στον δικό σας ρυθμό. Δείτε πώς είναι η τιμολόγηση χωρίς περιττό χαρτί, πώς συνεργάζονται τα barcode και το Excel και πώς δείχνουν οι οικονομικές καταστάσεις όταν είναι τακτοποιημένες. Έπειτα αποφασίστε μόνοι σας αν αυτός είναι ο ρυθμός που ταιριάζει στην επιχείρησή σας.